Selecteer Land
United Kingdom Australia Austria Belgium China Denmark Finland France Germany Italy Netherlands North America Norway Poland Russia Singapore Sweden Switzerland

Privacy bij HRG

Reizigers van HRG-cliënten die naar een controller-to-controller relatie omgezet zijn dienen Hogg Robinson Group Privacyverklaring te raadplegen.

OVERZICHT

Hogg Robinson Ltd. en zijn gelieerde ondernemingen (hierna gezamenlijk te noemen: “HRG“, “we“, “wij“ en “ons“) nemen hun verantwoordelijkheden ten aanzien van gegevensbescherming en privacy serieus. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe we persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten verzamelen, gebruiken en delen, waaronder:

  • Welke persoonsgegevens we verzamelen en wanneer en waarom we het gebruiken
  • Hoe we informatie binnen HRG en met onze dienstverleners, regelgevende instanties en andere derden delen
  • Meer informatie over cookies
  • De overdracht van persoonsgegevens wereldwijd
  • Hoe we persoonsgegevens beschermen en opslaan
  • Juridische rechten om u te helpen bij het beheer van uw privacy
  • Hoe u contact met ons op kunt nemen voor meer ondersteuning

 

We zijn vastbesloten om uw privacy te beschermen en respecteren Het houden, verwerken en overdragen van persoonsgegevens die wij over u verzamelen en die u persoonlijk identificeren geschiedt uitsluitend in overeenstemming met toepasselijke wetgeving, dit privacybeleid en de voorwaarden die uiteengezet zijn op de locatie(s) waar uw persoonsgegevens verzameld wordt (“Verzamelingsvoorwaarden”). Indien de Verzamelingsvoorwaarden en deze privacyverklaring tegenstrijdig zijn, prevaleren de Verzamelingsvoorwaarden.

De HRG-entiteit die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens is die entiteit die de informatie oorspronkelijk over of van u verzameld heeft. Dit kan nader toegelicht worden in afzonderlijke privacyverklaringen die beschikbaar gesteld werden op het moment dat die HRG-entiteit uw persoonsgegevens voor het eerst verzamelde, bijvoorbeeld toen u of het bedrijf waarvoor u werkt ons inschakelde.

Meer informatie over HRG, waaronder de geografische locaties, vindt u op www.hrgworldwide.com of u kunt contact met ons opnemen via de gegevens in het onderdeel ‘Contact opnemen’.

Privacyverklaring – Gegevens die via onze website(s) verzameld en verwerkt worden

Deze privacyverklaring is van toepassing op de gegevens die via de website(s) waar deze op verschijnt verzameld en verwerkt worden. Het is niet van toepassing op de verzameling en verwerking van gegevens in verband met reisdiensten die HRG verstrekt aan u of het bedrijf waar u voor werkt waar de rechten en verplichtingen van HRG neergelegd zijn in de contracten die voor het verstrekken van die diensten aangegaan zijn en/of privacyverklaringen die afzonderlijk verstrekt zijn.

Indien u een reiziger bent van een HRG-cliënt die naar een controller-to-controller relatie omgezet is en u wilt meer informatie over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens in verband met reisdiensten die HRG verstrekt aan u of het bedrijf waarvoor u werkt, raadpleeg dan hieronder de Privacyverklaring Hogg Robinson Group.

Het kan voorkomen dat onze website externe links naar websites van derden bevat. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op uw gebruik van de website van een derde.

 

Welke persoonsgegevens we verzamelen en wanneer en waarom we dit gebruiken

Wanneer we informatie verzamelen

Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens we over u verzamelen indien u:

 

  • Een van onze websites gebruikt (inclusief onze Investor Relations-website);
  • Contact met ons opneemt via de informatie in het onderdeel ‘Contact opnemen’ of een aanvraagformulier of ander formulier op de website

 

Welke informatie we verzamelen

We kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, waaronder:

 

  • Informatie die u verstrekt wanneer u de functie ‘Contact opnemen’ gebruikt of wanneer u een aanvraagformulier of ander formulier op de website invult (zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  • Indien u contact met ons opneemt kunnen we die correspondentie

 

U moet altijd juiste persoonsgegevens verstrekken en u gaat ermee akkoord om dit op de hierna gespecificeerde wijze bij te werken. U gaat er ook akkoord mee dat we er bij gebreke van een update vanuit mogen gaan dat de persoonsgegevens die u verstrekt heeft juist zijn.

Hoe we uw informatie gebruiken

We gebruiken de persoonsgegevens die u ons verstrekt om contact met u op te nemen, om u informatie of diensten te verstrekken waarom u gevraagd heeft, voor de behandeling van kwesties die ontstaan als gevolg van dat contact, en/of om een lid van de Hogg Robinson Group of bedrijven en/of het HRG partnernetwerk in staat te stellen om contact met u op te nemen om u informatie of diensten te verstrekken waarom u gevraagd heeft en voor de behandeling van kwesties die ontstaan als gevolg van dat contact.

De juridische basis voor het gebruik van uw persoonsgegevens

We verzamelen, gebruiken en delen uw persoonsgegevens alleen indien we ervan overtuigd zijn dat er een deugdelijke wettelijke basis is om dit te doen. Dit kan zijn vanwege:

 

  • ons gebruik van uw persoonsgegevens is in ons legitieme belang als een commerciële organisatie (bijvoorbeeld om met u te communiceren in verband met onze diensten en om onze websites en onze diensten te verbeteren). We zullen in deze gevallen uw informatie op een deugdelijke wijze behartigen en uw privacyrechten respecteren en u heeft het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken zoals hierna toegelicht in het onderdeel Juridische beschikbare rechten om uw privacy te beheren; en/of
  • ons gebruik van uw persoonsgegevens is nodig om aan een relevante wettelijke of regelgevende verplichting die we hebben te voldoen, bijvoorbeeld bekendmaking richting fiscale autoriteiten, wetshandhavers en/of regelgevende

Neem indien u meer informatie wenst over de juridische basis waarvoor we persoonsgegevens verzamelen contact met ons op via de informatie in het onderdeel ‘Contact opnemen’.

 

Hoe we uw informatie delen

We delen uw informatie op de wijze en voor het doel zoals hieronder beschreven:

 

  • met bedrijven van de Hogg Robinson Group en/of het HRG partnernetwerk voor het doel zoals hiervoor uiteengezet en anderszins zoals nodig om onze diensten aan u te verstrekken of om ons bedrijf te beheren;

 

  • met derden die ons bedrijf beheren en diensten verlenen. Dit omvat gegevensopslagproviders die gebruikt worden voor de exploitatie van de website en/of het verstrekken van diensten die via de website verstrekt worden (deze providers hebben niet rechtstreeks toegang tot de persoonsgegevens tenzij dit op de website vermeld wordt);
  • met onze regelgevende instanties indien we hiertoe gehouden zijn om te voldoen aan alle toepasselijke wetgeving, regelgeving en regels en op verzoek van wetshandhavers, regelgevende en andere overheidsinstellingen;
  • een toekomstige koper van (een deel van) onze activa of (indien van toepassing), de activa van (een deel van) de Hogg Robinson Group-bedrijven; en
  • in het onwaarschijnlijke geval dat we te goeder trouw menen dat we hiertoe gehouden zijn om onze rechten/bezittingen of die van onze cliënten en/of hun medewerkers te

 

Hoe we uw informatie beschermen en opslaan

Beveiliging

We hebben deugdelijke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen, beleid en procedures geïmplementeerd die ontworpen zijn om het risico te verminderen op onvoorziene vernietiging of verlies of de onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot dergelijke informatie, een en ander zoals geschikt voor de aard van de betrokken informatie. De maatregelen die we treffen zijn o.a. het opleggen van vertrouwelijkheidsbepalingen aan onze medewerkers en dienstverleners, de vernietiging of het permanent anonimiseren van persoonsgegevens indien dit niet langer nodig is voor het doel waarvoor het verzameld werd en het hebben van een een deugdelijke netwerk en beveiligingsmaatregelen voor onze systemen.

Het opslaan van uw informatie

We slaan uw persoonsgegevens op zolang als dit redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor het verzameld werd, een en ander zoals uiteengezet in deze verklaring. We kunnen uw persoonsgegevens in sommige gevallen langer opslaan, bijvoorbeeld als dit nodig is om te voldoen aan juridische, regelgevende, fiscale of accountingvereisten.

We kunnen uw persoonsgegevens in specifieke omstandigheden langer opslaan zodat we een nauwkeurige administratie hebben van ons contact met u in het geval van een incident, klacht of probleem of indien we redelijkerwijs menen dat de mogelijkheid bestaat op een gerechtelijke procedure met betrekking tot uw persoonsgegevens of contact met u.

Gebruik van cookies

Informatie over het gebruik van cookies op deze website is neergelegd in het Cookiebeleid van deze website.

Internationale overdracht

HRG is wereldwijd actief. Uw persoonsgegevens kunnen dienovereenkomstig naar landen buiten de EU, waaronder de Verenigde Staten, overgedragen worden welke landen andere normen voor privacybescherming hebben. HRG zal deugdelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de overdracht van persoonsgegevens in overeenstemming met toepasselijke wetgeving geschiedt en zorgvuldig beheerd wordt teneinde uw privacyrechten en de belangen te beschermen en dat de overdracht beperkt wordt tot landen met een genoegzaam niveau van juridische bescherming of die een alternatieve regeling hebben om uw privacyrechten te beschermen. Indien we derhalve verzoeken tot informatieverstrekking van wetshandhavers of regelgevende instanties ontvangen zullen we deze verzoeken grondig onderzoeken voordat persoonsgegevens verstrekt worden.

U heeft het recht om contact met ons op te nemen voor meer informatie over de veiligheidsmaatregelen (waaronder de relevante contractuele verplichtingen) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens deugdelijk beschermd worden wanneer dit overgedragen wordt zoals hierboven omschreven.

 

Uw rechten

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hierop zijn bepaalde uitzonderingen van toepassing en is en soms afhankelijk van de verwerkingsactiviteit die wij uitvoeren.

We kunnen u om uw identiteit te bevestigen en voor veiligheidsdoeleinden om aanvullende informatie vragen voordat de verzochte persoonsgegevens aan u verstrekt worden. We behouden ons het recht voor om, indien toegestaan door de wet, een vergoeding in rekening te brengen, bijvoorbeeld als uw verzoek klaarblijkelijk ongegrond of buitensporig is.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de informatie in het onderdeel ‘Contact opnemen’. We zullen, onderhevig aan juridische of andere toegestane overwegingen, iedere redelijke inspanning ondernemen om uw verzoek onmiddellijk in te willigen of u te informeren wanneer we meer informatie nodig hebben om aan uw verzoek te voldoen.

Het is mogelijk dat we niet altijd volledig aan uw verzoek kunnen voldoen, bijvoorbeeld als dit gevolgen heeft voor onze geheimhoudingsplicht jegens anderen of indien we wettelijk gerechtigd zijn om het verzoek op een andere wijze te behandelen.

Recht op toegang tot persoonsgegevens

U heeft het recht om om een kopie van uw persoonsgegevens die we houden te vragen en u heeft het recht om geïnformeerd te worden over (a) de bron van uw persoonsgegevens, (b) het doel, de juridische basis en de methoden van verwerking, (c) de identiteit van de gegevensbeheerder en (d) de entiteiten of categorieën van entiteiten aan wie uw persoonsgegevens overgedragen mogen worden.

Recht tot correctie of vernietiging van persoonsgegevens

U heeft het recht om ons te vragen onjuiste persoonsgegevens te corrigeren. Het is mogelijk dat wij de juistheid van de persoonsgegevens verifiëren voordat we dit corrigeren.

U kunt ook in beperkte omstandigheden vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen indien:

 

  • deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor het verzameld werd; of
  • u uw toestemming (waarop de gegevensverwerking gebaseerd was) heeft ingetrokken; of
  • nadat u succesvol bezwaar gemaakt heeft (zie hieronder ‘Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens’); of
  • dit onrechtmatig verwerkt werd; of
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan HRG onderworpen

 

We zijn niet verplicht om te voldoen aan uw verzoek om persoonsgegevens te vernietigen indien de verwerking van uw persoonsgegevens nodig is:

 

  • om te voldoen aan een juridische verplichting; of
  • voor het vaststellen, uitvoeren of verdedigen van juridische

 

Het recht om uw persoonsgegevens te verwerken

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te beperken, maar alleen indien:

 

  • de juistheid betwist wordt, om ons in staat te stellen de juistheid te verifiëren; of
  • de verwerking onwettig is, maar u wilt niet dat het vernietigd wordt; of
  • het niet langer nodig is voor het doel waarvoor het verzameld werd, maar we dit nog steeds nodig hebben voor het vaststellen, uitvoeren of verdedigen van juridische vorderingen; of
  • u het recht uitgeoefend heeft om bezwaar te maken en er dient geverifieerd te worden of dit ingewilligd kan

 

We kunnen uw persoonsgegevens na een verzoek tot beperking blijven gebruiken indien:

 

  • we uw toestemming hebben; of
  • voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen; of
  • om de rechten van een ander natuurlijk of rechtspersoon te

 

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die onze legitieme belangen als juridische basis heeft indien u van mening bent dat uw fundamentele rechten en vrijheden zwaarder wegen dan onze legitieme belangen.

Indien u bezwaar maakt krijgen wij de mogelijkheid om aan te tonen dat we dwingende belangen hebben die zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.

Recht om een kopie te verkrijgen van de veiligheidsmaatregelen ten aanzien van uw persoonsgegevens voor de overdracht buiten uw rechtsgebied

U kunt om een kopie vragen van of verwijzing naar de veiligheidsmaatregelen waaronder uw persoonsgegevens overgedragen worden buiten de Europese Unie.

We kunnen overeenkomsten tot overdracht van gegevens redigeren om commerciële bepalingen te beschermen.

Recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder

U heeft het recht om een bezwaar in te dienen bij uw lokale toezichthouder indien u zich zorgen maakt over hoe we uw persoonsgegevens verwerken.

We vragen dat u probeert om eventuele problemen eerst met ons op te lossen, hoewel u het recht heeft om te allen tijde contact op te nemen met uw toezichthouder.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen naargelang ons bedrijf of de juridische vereisten wijzigen. Indien we materiële wijzigingen aanbrengen aan deze privacyverklaring zullen we een melding op onze website plaatsen voordat de wijzigingen ingaan en zullen u, indien gepast, rechtstreeks over de verandering informeren.

Contact met ons opnemen

Indien u vragen of klachten heeft over HRG en privacy, of om uw rechten uit te oefenen kunt u het onderdeel contact opnemen met de data protection officer raadplegen op GBTPrivacy@amexgbt.com or at:

Global Privacy Team

American Express Global Business Travel 5 Churchill Place

Canary Wharf Londen E14 5HU VK

We zullen u in de meeste gevallen vragen om schriftelijk een klacht in te dienen. We zullen uw klacht onderzoeken en reageren meestal schriftelijk binnen 30 dagen na ontvangst. Indien we niet reageren of als u anderszins ontevreden bent met het antwoord dat u van ons ontvangt kunt u het recht hebben om een klacht bij uw regelgevende instantie in te dienen.

 

Privacyverklaring Hogg Robinson Group

Hogg Robinson Group (HRG) verstrekt deze privacyverklaring om te beschrijven hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en anderszins verwerken als medewerker van een van onze zakelijke klanten of ander individu aan wie we onze diensten (reizen, besprekingen en evenementen) aanbieden via onze websites, mobiele toepassingen, communicatie, kanalen of andere online en offline middelen in een controller-to-controller relatie.

Indien u een reiziger van een HRG-cliënt bent waarvoor HRG als gegevensverwerker optreedt beheerst de privacyverklaring van uw werkgever de wijze waarop uw gegevens verzameld en gebruikt worden, met uitzondering van de gegevens die wij via onze websites verzamelen en verwerken (zie hierboven voor details).

Zie voor privacy informatie met betrekking tot de gegevens die wij via onze website(s) verzamelen en verwerken de bovenstaande Privacyverklaring – Gegevens verzameld en verwerkt via onze website(s).

HRG is geheel in eigendom van American Express Global Business Travel (GBT). Indien we uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze Privacyverklaring binnen GBT delen zal GBT dit verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring GBT.

Samenvatting van belangrijkste punten

 

Welke informatie

we verzamelen

We verzamelen informatie over u in verband met uw registratie, gebruik, aankoop of

vragen over onze diensten.

Hoe we uw informatie gebruiken We gebruiken uw informatie om onze diensten te verstrekken, betalingen te verwerken, ten behoeve van het functioneren van onze websites en toepassingen, om onze producten en diensten te verkopen, zakelijke inzichten te creëren en om aan wetgeving te voldoen.
 

 

Hoe we uw informatie delen

We hebben een contract met uw werkgever of reissponsor die onze zakelijke klant is en we delen uw informatie met hen, evenals met onze gelieerde ondernemingen, reisleveranciers en aanbieders om reizen te boeken en onze diensten te verstrekken. We verkopen of delen informatie niet met derden zodat zij hun eigen producten of diensten onafhankelijk rechtstreeks aan u kunnen verkopen.
Marketing en uw keuzes: We gebruiken uw informatie om aan u te verkopen en we respecteren uw keuzes ten aanzien van hoe we met u communiceren.
 

Internationale overdrachten:

We dragen uw informatie over naar het buitenland zoals toegestaan door de wet. Uw persoonsgegevens worden in overeenstemming met onze Beginselen Gegevensbescherming beschermd, ongeacht waarnaar deze overgedragen wordt.
 

Uw rechten:

U heeft het recht geïnformeerd te worden of we uw informatie verwerken en om hiertoe op verzoek gratis toegang te krijgen en deze te corrigeren, verwijderen of tegen ons gebruik bezwaar te maken, voorzover wettelijk vereist.
 

Wijzigingen:

We zullen u informeren over materiële wijzigingen van deze privacyverklaring door dit te melden op onze website voordat deze ingaat en, indien gepast, door deze wijziging rechtstreeks aan u te communiceren.
Contact met ons Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via:

 

opnemen: GBTPrivacy@amexgbt.com of:

Global Privacy Team

American Express Global Business Travel 5 Churchill Place

Canary Wharf

Londen E14 5HU VK

 

Welke informatie we verzamelen

Rekeninginformatie – Indien u contact met ons opneemt, u bij ons aanmeldt of diensten van ons ontvangt verzamelen we informatie over u. U kunt ons de informatie verstrekken of uw werkgever of reissponsor kan dit naar ons sturen. Dit kan uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, werkgever en fysieke adres betreffen. We kunnen reizigers ook om hun paspoortnummer, geslacht en geboortedatum vragen. Als we ook voor uw reisgenoten boeken kunnen we soortgelijke informatie over hen verzamelen. Rekeninginformatie wordt opgenomen in uw reizigersprofiel waar we informatie opslaan die nodig is om uw reizen te boeken en onze diensten te verstrekken. U kunt ervoor kiezen om meer informatie in uw reizigersprofiel op te nemen, waaronder frequente reizigersinformatie, overheidsidentificatienummers en contactgegevens voor noodgevallen.

Reisinformatie – Als u een reis bij ons boekt verzamelen we de gegevens van uw reis (zoals aankomst- en vertreklocatie, vliegmaatschappij, hotel en autoverhuur) en eventuele andere informatie die nodig is om te boeken. We kunnen ook speciale categorieën informatie verzamelen, zoals voor toegankelijkheid, maaltijdvoorkeur of andere diensten.

Betalingsinformatie – Om voor boekingen en andere transacties te betalen verzamelen we betaalkaartgegevens en andere gegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken.

Precieze locatie – Naast de brede locatiegegevens die we via onze reisgegevens of IP-adressen ontvangen kunnen we in bepaalde omstandigheden uw precieze locatie verzamelen. We kunnen dit met uw toestemming via onze mobiele toepassingen ontvangen. Als uw werkgever locatiediensten voor noodgevallen van ons afneemt kunnen we van American Express de locatie van uw recente American Express zakelijke kaarttransacties verzamelen en dit met uw werkgever in noodgevallen (zoals natuurrampen) delen in overeenstemming met hun overeenkomst met American Express.

Europees recht en uw privacy

Meer informatie over uw rechten ingevolge EU-recht

Meer informatie over onze rechtvaardigingsgronden voor het verwerken van persoonsgegevens

Meer informatie over hoelang we persoonsgegevens bewaren

Hoe we uw informatie gebruiken

Onze producten en diensten aan u verstrekken – We gebruiken uw informatie om uw reizen te boeken, besprekingen en evenementen te organiseren, reisplannen en facturen op te stellen, met u te communiceren over onze producten en diensten, klantenservice te geven, uw rekening te beheren en nooddiensten aan u en uw werkgever te verstrekken.

Onze producten en diensten aan zakelijke klanten verstrekken – We gebruiken uw informatie om reizen, besprekingen en evenementen, advisering, zakelijke inzichten en andere verwante diensten aan uw

 

werkgever of reissponsor te verstrekken, om onze overeenkomsten met hen na te leven, over onze producten en diensten te communiceren en hen te helpen om voor de naleving van hun beleid te zorgen.

Betalingen verwerken – We gebruiken uw informatie om transacties te verwerken en u verwante klantenservice te geven..

Websites en mobiele toepassingen laten functioneren – We gebruiken apparaatgegevens om de prestatie en inhoud van onze diensten te controleren en verbeteren, updates te verstrekken, trends en gebruik in verband met onze diensten te analyseren en te meten of onze advertenties en aanbiedingen effectief zijn.

Ons bedrijf exploiteren en verbeteren – We gebruiken uw informatie om ons bedrijfsbeleid en procedures na te leven, voor accounting- en financiële doeleinden, om fraude of criminele activiteit op te sporen of te voorkomen, om ons bedrijf en onze diensten te analyseren en verbeteren en zoals anderszins vereist door de wet.

Marketing en uw keuzes

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze producten en diensten of die van verwante bedrijven (zoals restaurants, consumentenproducten, rondleidingen en entertainment), om ons te helpen vast te stellen of u wellicht geïnteresseerd bent in nieuwe producten of diensten en om u advertenties te tonen die op uw belangen, locatie of reisplannen afgestemd zijn (met uw toestemming of zoals wettelijk toegestaan). U kunt met de instellingen uw reizigersprofiel keuzes maken over marketingberichten. Als u geen marketing meer van ons wilt ontvangen kunt u de aanwijzingen volgen in onze communicatie aan u.

We versturen u ook berichten die essentieel zijn voor onze diensten, we zullen bijvoorbeeld met u communiceren over uw reis, t.b.v. dienstverlening voor uw rekening, om aan uw verzoeken te voldoen of anderszins wettelijk toegestaan. Sommige berichten kunnen informatie bevatten waarover u geïnformeerd wordt in het kader onze dienstverleningsovereenkomst met uw werkgever of reissponsor (bijvoorbeeld berichten die u helpen hun reisbeleid na te leven). Als u aangeeft niet langer marketingberichten te willen ontvangen blijft u deze serviceberichten wel ontvangen.

Hoe we uw informatie delen

Uw werkgever of reissponsor – Onze dienstverlening aan u wordt verstrekt ingevolge de voorwaarden van onze dienstverleningsovereenkomst met uw werkgever of reissponsor. We delen uw informatie met hen zodat zij in staat zijn hun zakelijke reisbehoeften te beheren, aan hun zorgplicht jegens hun medewerkers te voldoen en om voor de naleving van hun beleid te zorgen. We kunnen informatie op verzoek van uw werkgever of reissponsor met hun leveranciers delen.

Binnen de American Express, GBT en HRG zakelijke families – We delen informatie met American Express Company en zijn dochterondernemingen zodat we en zij de creditkaart en reisproducten en dienstverlening die aan uw werkgever of reissponsor verstrekt worden kunnen beheren, analyseren en verbeteren. We delen ook informatie binnen de gezamenlijke GBT en HRG zakelijke familie, om de reisproducten en diensten die GBT en HRG aanbieden te verstrekken en verbeteren. Het delen met American Express, GBT en binnen HRG is in overeenstemming met wetgeving en onderworpen aan deugdelijke contractuele beschermingsbepalingen.

Binnen ons reispartnernetwerk – Indien u naar landen reist waar een van onze locale reisspecialisten actief zijn kunnen zij toegang hebben tot uw rekeninginformatie, reisgegevens en andere informatie die nodig is om u de reisdiensten te verstrekken waarom u, uw werkgever of reissponsor kan verzoeken.

Reisaanbieders en andere reisserviceproviders – We delen informatie met reisaanbieders (bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen en hotels) en reisserviceproviders (bijvoorbeeld ticketdistributiesystemen en reisapplicatieproviders) en de leveranciers van beide naargelang dit nodig is om uw reis te boeken en aan reizen verwante diensten te verstrekken aan u en uw werkgever. We verkopen informatie niet aan derden zodat zij hun eigen producten of diensten onafhankelijk rechtstreeks aan u kunnen verkopen.

 

Leveranciers – We delen informatie met leveranciers die namens ons functies uitvoeren, zoals ons netwerk van lokale reisbureaus, bespreking- en evenementplanners, serviceproviders voor visa en paspoorten, mobiele applicatie- en software-ontwikkelaars en leveranciers die ICT-ondersteuning leveren, datahosting, marketing- en communicatiediensten en verzameling. Deze leveranciers krijgen alleen toegang tot informatie indien dit nodig is om hun functies uit te voeren zoals neergelegd in onze contracten met hen.

Zakelijke inzichten – We combineren in samenwerking met GBT gegevens van veel mensen om geaggregeerde statistieken te creëren die u niet persoonlijk identificeren. We gebruiken deze gegevens om zakelijke trends en inzichten te begrijpen en we kunnen deze met derden delen.

Zakelijke overdracht – Indien we een transactie onderhandelen of voltooien waarbij al onze bedrijfsactiviteiten of een deel daarvan betrokken zijn (zoals een reorganisatie, fusie, verkoop of overname) kunnen we informatie bekendmaken aan derden die betrokken zijn bij de transactie voorzover wettelijk toegestaan.

Zoals wettelijk vereist of toegestaan – We kunnen informatie bekendmaken aan regelgevende autoriteiten, gerechten en overheidsinstellingen indien we van mening zijn dat dit toegestaan of vereist is door de wet, regelgeving of het juridische proces of om onze belangen, rechten of eigendom van HRG of anderen te verdedigen.

We kunnen persoonsgegevens ook zoals geïnstrueerd door u of onderhevig aan uw toestemming met derden delen.

Hoe we uw informatie beschermen en opslaan

We handhaven redelijke administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om uw informatie te beschermen tegen onbevoegde toegang en gebruik. We bewaren uw informatie alleen voor zolang dit nodig is om onze diensten te verstrekken en voor legitieme zakelijke doeleinden, tenzij we op grond van wet- of regelgeving, voor procesvoering of regelgevende onderzoeken gehouden zijn om dit voor een langere periode te bewaren.

Internationale overdracht

We kunnen uw informatie naar rechtsgebieden buiten uw land overdragen indien dit nodig is voor de doelen zoals hier omschreven, waaronder naar landen die wellicht niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden als uw thuisland. Ontvangers bevinden zich waarschijnlijk in landen waar HRG en aan hem gelieerde ondernemingen zich bevinden en in elk rechtsgebied waarnaar u reist. Om dergelijke informatie te beschermen vinden dergelijke overdrachten plaats indien toegestaan door toepasselijke wetgeving, waaronder, indien nodig, onderworpen aan contractbepalingen. We beschermen uw informatie, ongeacht waar we uw informatie verwerken, op de wijze zoals omschreven in deze privacyverklaring en in overeenstemming met toepasselijke wetgeving en onze Beginselen Gegevensbescherming.

Uw rechten

Indien u een online account bij ons heeft aangemaakt en u de informatie die u ons heeft verstrekt wilt updaten kunt u toegang krijgen tot uw account om dit te bekijken en uw informatie te wijzigen of corrigeren. U kunt ook het recht hebben om geïnformeerd te worden of we uw informatie verwerken en om hiertoe op verzoek gratis toegang te krijgen en deze over te dragen, te corrigeren, verwijderen of tegen ons gebruik bezwaar te maken. Onthoud dat we bepaalde informatie moeten bewaren voor onze boekhouding, om transacties af te ronden die gestart zijn voor uw verzoek of voor andere doeleinden zoals wettelijk toegestaan.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen naargelang ons bedrijf of de juridische vereisten wijzigen. Indien we materiële wijzigingen aanbrengen aan deze privacyverklaring zullen we een melding op

 

onze website plaatsen voordat de wijzigingen ingaan en zullen u, indien gepast, rechtstreeks over de verandering informeren.

Contact met ons opnemen

Indien u vragen of klachten heeft over HRG en privacy, of om uw rechten uit te oefenen kunt u het onderdeel contact opnemen met de data protection officer raadplegen op GBTPrivacy@amexgbt.com or at:

Global Privacy Team

American Express Global Business Travel 5 Churchill Place

Canary Wharf Londen E14 5HU VK

We zullen u in de meeste gevallen vragen om schriftelijk een klacht in te dienen. We zullen uw klacht onderzoeken en reageren meestal schriftelijk binnen 30 dagen na ontvangst. Indien we niet reageren of als u anderszins ontevreden bent met het antwoord dat u van ons ontvangt kunt u het recht hebben om een klacht bij uw regelgevende instantie in te dienen.